「会議室の選び方」について名駅セミナーオフィスの回答です

 

こんにちは。
名古屋駅前にて貸し会議室を運営しております「名駅セミナーオフィス」です。

セミナー会場はもちろん、社内会議、報告会から、ちょっとした打ち合わせや商談、勉強会や習い事など、大小2会議室にてご利用いただけます。

さて、前回「セミナー会場の選び方」をお話をさせていただきましたが、今回は「会議室の選び方」にていろいろなサイトなどで重要とされている項目についてお答えしていきたいと思います。

「セミナー」と「会議」とでは、プレゼン形態や参加者、またそれによる必要なものや雰囲気などに違いがあり、その違いに則した選択が重要になってくるかと思います。

例えば、セミナーでは一人が壇上でパフォーマンスするものに対して、会議となると参加者全体での話し合いを必要とします。また、その時の参加者が誰なのかも一つのポイントかとおもいます。

セミナーでは「お客様」がメインとなりますが、会議では「身内」である場合が多数ございます。それによる選択肢も変わってくるはずです。

そのような観点から「会議室」として必要、重要とされることについて、ひとつづつ回答させたいただきたく思います。

 

1.最重要はレイアウト

セミナーではスクール形式といったプレゼン者側にテーブルを向けて整列した、授業形式で行われることが多々ありますが、「会議」ではその形態は様々です。

前述したとおり、話し合いが必要となります。弊社貸し会議室でも社内会議としてご利用いただくお客様で多いのが、口の字型やコの字型です。こちらは全員が顔を見合わせての話し合いを行うためのレイアウトになります。

このとき注意したいのが、収容人数です。

レイアウトについては主に、スクール、シアター、口の字(コの字)型がございますが、標準で記載してある収容人数は大抵の貸し会議室でスクール形式が記載がされております。

弊社貸し会議室では、広告などはこのスクール、シアター形式での記載となっておりますので、ルームA、Bそれぞれの会議室でのレイアウトごとの収容人数につきましては下記よりご覧ください。

 

→ 弊社貸し会議室の施設案内はこちら

 

貸し会議室他社さまおおよそ同じですが、口の字型はレイアウトの効率がわるい形になりますので、スクールに対して2/3程度の収容人数になるかと思います。

当然、コの字型になりますと、1辺が抜けてしまいますので、より少ない人数になるかと思います。そのあたりの確認はもっとも重要な要素になるはずです(スタート地点ですね)。

弊社の受付フォームにてレイアウトとご利用人数をお尋ねする理由はここにあります。こちらの確認がございませんと、当日会場に入ってからご希望にご利用方法ができない、となっては申し訳ございませんので。

 

2.サービス内容はどのようなものがあるか

会議となると、午前午後をまたいだりする場合もございます。その時に「お弁当」はどうなっているかもひとつ気になるところです。

幸い弊社貸し会議室の周辺は、名古屋駅前ということで飲食店には事欠かない立地のため、あまりお弁当の問い合わせはいただいたことがございません。(関東のお客様より、過去に一度だけ問い合わせがありました)

立地や会議の内容によっては弁当を注文しての会議になるかと思います。その場合は弁当の充実度が必要なのではないかと思っています。

会議室弁当についてもご提供いたしておりますので、詳しくはこちをご覧ください。

→ 会議室弁当

1080円の幕の内から、3000円以上の高級御膳弁当まで、30種類ものお弁当をご用意いたしております。

 

また、お弁当だけでなく、館内でのドリンクの有無のお問い合わせがございますが、弊社貸し会議室では他の会場にはない「ドトールコーヒー」をご用意いたしております(有料ですが)。

また、ミネラルウォーターも100円にて販売しておりますので、会議中でもお気軽にご利用いただけます。
(他のドリンクは1Fに自販機がございます)

 

→ ドリンクに関する記載はこちら

 

休憩中や会議のテーブルにおひとついかがでしょうか。

待合室には休憩用にソファーやカフェテーブルもご用意いたしております。

 

3.電源の確保と映像設備の自由度は?

今やノートPC一人一台の時代となってきました。そこで重要なのが電源の確保ではないでしょうか。正直、バッテリーはあまりあてになりませんよね。

弊社貸し会議室ではコンセント数は十分確保できておりますし、電源タップの貸し出しももちろん無料でおこなっておりますので、その点はご心配ありません。

 

→ 貸し出し可能なケーブル類についてはこちら

 

最大、周辺コンセント口も合わせれば、40台弱のコンセントは確保できるかと思います。数に限りがあるのと、ルームA、B共通品備品になりますので、お申し込みの際にご要望いただければと思います。

 

PCが標準ということは、インターネットも必須といえるのではないでしょうか。当然、無線LANもついておりますし、そのご利用につきましても無料でご提供いたしております。当日でも可能ですので、受付にてお申し付けください。パスワードを発行いたします。

映像設備で重要となるのがプロジェクターになりますが、こちらも無料貸し出しを行っておりますので、お申込み時以外でも、当日になって使いたくなった!となっても大丈夫です。

映像の出力機器もいろいろございます。

主にはPCになるかと思いますが、お客様によっては「DVDデッキからの出力がしたい」といったご要望もございます。

弊社貸し会議室のはDVDデッキをご用意していないのと、その出力のケーブルが配線されてないため、PCより再生、出力をお願いしております。

また、「どうしてもPCが持ち込めない」というお客様はご相談ください。 弊社のPCを検討させていただきます。(使用状況によりますので、お早目にご相談いただければと思います)

 

→ 映像、音声出力に関してはこちら

 

個人的に、100インチスクリーンで映画を再生してみたのですが、、何という迫力でしょうか。。ホームシアターを構築してしまおうか、と一瞬思ってしまいました!

 

4.会議を行うのに快適な環境か

会議となると、やはりその環境は重要になるのではないでしょうか。環境というと、一つは騒音、もう一つは室温になるのではないでしょうか。

弊社貸し会議室は、立地は名古屋駅に近いのですが、大通りより一つ裏手になりますので、自動車、通行人による騒音はほとんどございません。

外部の騒音は問題ないのですが、正直なところを申しますと、1フロアに2会議室と、中央に待合室がございますので、2室同時利用されている場合は、他のお客様が休憩に入られた場合に待合室からの話し声が漏れる場合がございます(内容はわからない音としてです)。

特にルームBについては、よく事務所で使われているアルミパーティションといった遮音性能が低い材料と、エアコンの吹き出し部分が空隙となっておりますので、音が入りやすくなっております。

ルームAはこのパーティションにプラスして防音用にパネルを追加しているのと、密閉された空間になりますので音は入りにくいです。(撮影も可能です)

 

以前、「ルームBで撮影を行いたい」といったお問い合わせがございましたが、あいにくその点が保証できないため、お断りをせざるを得ませんでした。

もちろん、注意喚起の立て看板と、スタッフが常駐しておりますので気になると判断した場合はご注意させていただいております。

 

また、冷暖房については運営一年目ということでなかなか状況がつかめず、春先の太陽が強い日にはご迷惑おかけしたお客様もございましたが、この夏は冷房機器を増やして対応させていただきましたので、快適に運用できたのではないかと思います。

人が集まると、こうも熱気となるのか、と初めて実感した次第です。このあたりの季節や人数により変動する内容は一年運営していかないとなかなかつかめませんが、鋭意努力してまいります。

もちろん、空調のご利用も無料です。お客様からエアコンも有料の貸し海外室がある、と伺ってびっくりした記憶があります。

 

ほかにもございましたが、「セミナー会場の選び方」と重複しますので、そちらに譲りたいと思います。

 

→ 「セミナー会場の選び方」についてはこちら

 

これからもみなさまにとって快適な会場運営ができるよう、スタッフ一同努力いたします。

皆様のご来場をこころをよりお待ちしております。

 



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